Inventaire des fichiers de renseignements personnels

 

Système de gestion documentaire SyGED

 

Catégories de renseignements personnels versés au fichier

  • Selon la nature de la demande, le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse de courriel ou d'autres renseignements fournis par les personnes elles-mêmes 

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

  • L'envoi d'invitations pour des événements du CSLF
  • L'envoi du bulletin électronique Francoscope
  • La gestion interne des contacts
  • L'envoi de documents administratifs ou de courtoisie

Mode de gestion du fichier

  • Ce système est entièrement informatisé et ne crée pas de dossiers physiques séparés
  • Le système est sous la responsabilité de la direction du CSLF
  • Tous les renseignements sont conservés de manière informatisée depuis l'implantation de la base de données en 2011

Provenance des renseignements versés au fichier

  • Les formulaires de mise en candidatures des lauréats et récipiendaires des différents prix du CSLF
  • Les formulaires électroniques d'inscription à Francoscope
  • Les renseignements sont fournis par les personnes elles-mêmes 

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

  • Les lauréats ou récipiendaires d'un prix du CSLF
  • Les personnes qui reçoivent un document du CSLF
  • Les internautes qui reçoivent le bulletin Francoscope
  • Les jurés des différents prix du CSLF
  • Les membres du CSLF
  • Les personnes qui reçoivent des cartes de Noël du CSLF
  • Les personnes qui reçoivent une invitation pour les différents prix du CSLF

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

  • La responsable de l'accès aux documents
  • Certains membres du personnel dans le cadre de leurs fonctions, par exemple la directrice du CSLF
  • Le président du CSLF

Mesures de sécurité

  • Accès sécurisé au logiciel par mot de passe

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